Comment présider une réunion et rédiger un procès-verbal

Les réunions d'affaires sont essentielles pour amener les gens à réfléchir ensemble et à collaborer, mais nécessitent une bonne organisation pour réussir. Suivez ces conseils pour apprendre à présider efficacement une réunion et prendre des notes de manière organisée pour le procès-verbal.

1. Réduisez le nombre. Invitez uniquement les personnes directement impliquées par le sujet de discussion.
2. Faites circuler l'ordre du jour à l'avance. Au début de la réunion, résumez l'objet de la discussion et l'objectif recherché. Ensuite, traitez l'ordre du jour point par point.
3. Restez sur la bonne voie. Votre tâche en tant que président est de canaliser le flux d'idées. Ne laissez pas la discussion dévier. S'il y a six points sur l'ordre du jour et que vous avez prévu une heure, insistez pour faire évoluer les discussions vers un nouveau point toutes les 10 minutes.
4. Déléguez la prise de notes pour le procès-verbal. Nommez quelqu'un d'autre pour prendre des notes. Il n'est pas possible de présider et de prendre des notes efficacement. Assurez-vous que tous les points d'action sont consignés et assignez quelqu'un à chacune des tâches.
5. Restez bref. Plus la réunion dure, et moins elle devient productive. N'essayez pas d'en faire trop à la fois. Mieux vaut avoir une réunion de suivi à une date ultérieure.
6. Tout est question de synchronisation. Essayez d'éviter les réunions à la première heure le matin, lorsque tout le monde est le plus occupé et en fin d'après-midi, lorsque le niveau d'énergie s'est relâché.
7. Interdisez les monologues. Aucune personne ne devrait être autorisée à dominer les débats, et surtout pas vous. Assurez-vous que tout le monde puisse prendre la parole.

• Parlez à la personne qui a présidé la réunion précédente.
• Découvrez le but de la réunion et procurez-vous l'ordre du jour, ainsi que la liste des invités.
• Lors de la réunion, n'essayez pas de prendre note de chaque remarque.
• Concentrez-vous sur les mesures à mettre en œuvre (en notant à qui elles sont assignées) et prenez note de toutes les décisions prises. Ces deux catégories, actions et décisions, doivent constituer la majeure partie de votre procès-verbal.
• Communiquez une version préliminaire de votre document terminé à la présidence de la réunion avant de le faire circuler aux invités et toute autre personne concernée.